Kasa fiskalna

Samodzielne urządzenie służące do rejestracji sprzedaży – obrotu oraz należnego podatku VAT. Konieczność posiadania kasy fiskalnej jest uzależniona od przekroczenia określonego obrotu:

    40 tys zł podatnicy prowadzący działalność

    20 tys zł podatnicy rozpoczynający działalność

W przypadku niektórych towarów posiadanie kasy, drukarki fiskalnej jest obowiązkowe bez względu na wielkość obrotu (np. alkohol, taxi, sprzęt fotograficzny itd.).

Każdego dnia po zakończeniu sprzedaży należy wykonać raport dobowy, w przypadku gdyby zdarzyła się sytuacja, że raport nie został wykonany można wykonać raport w dniu następnym przed rozpoczęciem sprzedaży.

Po przeprowadzeniu raportu cała sprzedaż zostaje zapisana w pamięci fiskalnej na podstawie tych zapisów wyliczany jest raport miesięczny (można go wykonać po zakończeniu miesiąca).

Aby dokonać sprzedaży kasa fiskalna musi mieć zaprogramowaną bazę towarową PLU w zależności od modelu mamy możliwość zaprogramowania różnej ilości towaru np. Posnet Bingo HS – 1 tys., Posnet Neo+ 12 tys. Produkty są wybierane za pomocą kodu towarowego z wykorzystaniem klawiatury jaką posiada kasa fiskalna lub za pomocą czytnika kodów.

Kasa fiskalna drukuje na dwóch rolkach papieru – oryginał przeznaczony dla klienta i kopii (która należy przechowywać przez okres 5-ciu lat).

W kasach używa się dwa rodzaje mechanizmów drukujących:

    igłowy – głośny, wydruki odporne na upływ czasu

    termiczne – cichy, szybki wydruki „blakną” z upływem czasu

Przy zakupie kasa fiskalna pracuje w trybie szkoleniowym, umożliwia to zapoznanie się z obsługą kasy, po przeprowadzeniu fiskalizacji – kasa przechodzi w tryb fiskalny i od tego momenty sprzedaż jest ewidencjonowana.

Na rynku możemy wyróżnić poniższe typy kas:

    kasy POS tj. komputer PC wyposażony najczęściej w: monitor lub zastępczo wyświetlacz, klawiaturę zwykłą PC lub specjalizowaną , czytnik kodów kreskowych; wyświetlacz dla klienta, czytnik kart magnetycznych itp.
    kasy ECR – jednostanowiskowe najczęściej spotykane w sklepach
    kasy systemowe – kasy ECR (wyższe modele) lub POS współpracujące z zewnętrznym oprogramowaniem stosuje się w większych sklepach

Drukarka fiskalna

Urządzenie dłużące do rejestracji sprzedaży na potrzeby rozliczenia podatku VAT. W przeciwieństwie do kas fiskalnych drukarka nie jest w stanie pracować samodzielnie – do pełnej funkcjonalności niezbędny jest komputer z oprogramowaniem np. Subiekt GT firmy Insert. Podobnie jak w przypadku kasy fiskalnej po zakupie konieczna jest fiskalizacja.

Rola drukarki sprowadza się tylko do rejestracji i wydruku paragonów.

Do komunikacji z komputerem używa się portu szeregowego RS-232 lub USB (który w komputerze jest rozpoznawany jako wirtualny port szeregowy).

Podobnie jak w przypadku kas fiskalnych urządzenia te posiadają mechanizmy drukujące oryginał i kopie. Od niedawna pojawiły się na rynku urządzenia rejestrujące kopie w sposób elektroniczny na kartach SD np. model Posnet Thermal HS EJ.

Najbardziej popularni producenci drukarek fiskalnych:

    Posnet

    Novitus

    Elzab

Podsumowanie co wybrać

 Zakup drukarki lub kasy fiskalnej powinien być dobrze przemyślany. Przed wyborem powinniśmy uwzględnić poniższe czynniki:


Zalety kas fiskalnych:

    cena - zdecydowanie niższa niż drukarki fiskalnej

    możliwość samodzielnej pracy ( nie wymaga komputera)

    prosta obsługa (np. Posnet Bingo HS)

    niewielkie rozmiary

Wady kas fiskalnych:

    ograniczona funkcjonalność ( w porównaniu z programem Subiekt GT lub podobnym)

    ograniczona możliwość nadzoru magazynowego (występuję w prostej postaci tylko w droższych modelach np. Posnet Neo)

    mniejsza ilość towarów w bazie towarowej

    w tańszych modelach stosowany wąski papier – problem z dłuższymi nazwami

Podsumowanie:

Sprawdzi się w małych i średnich sklepach, firmach gdzie nie zależy nam na prowadzeniu precyzyjnej gospodarki magazynowej, a koszt urządzenia gra główną rolę.



Zalety drukarek fiskalnych:

    łatwość nadzoru magazynowego za pomocą dodatkowego oprogramowania np. Subiekt GT

    solidniejsza konstrukcja niż podstawowych modeli kas fiskalnych

    łatwiejsza praca przy „skomplikowanych” paragonach – możliwość poprawy przed wydrukiem

    występują modele drukujące faktury

Wady drukarek fiskalnych

    cena urządzenia znacznie wyższa niż kasy fiskalnej

    koszt dodatkowych elementów systemu tj. komputer, oprogramowanie

     

Podsumowanie:

Sprawdzi się w firmach posiadających oprogramowanie do sprzedaży, a także gdy zależy nam na precyzyjnej gospodarce magazynowe

Fiskalizacja

Czynność polegającą na zmianie stanu drukarki, kasy fiskalnej z trybu szkoleniowego na fiskalny.

W przypadku trybu szkoleniowego jak nazwa wskazuję paragony drukowane na urządzeniu nie są fiskalne tzn. paragony nie są zapisywane w pamięci stałej – jest to dobry moment aby „oswoić” się z nowym urządzeniem tak aby podczas normalnej już pracy nie czuć dyskomfortu psychicznego w trakcie obsługi kasy.

Usługę fiskalizacji może przeprowadzić jedynie uprawniony przez producenta serwis. Od chwili fiskalizacji na paragonie drukowany jest numer NIP oraz logo fiskalne, numer ten jest również zapisany w pamięci nieulotnej, niekasowalnej. Do pamięci nieulotnej wpisywane są również raporty dobowe na podstawie których wykonuje się raporty miesięczne. W przypadku źle wpisanego numeru NIP, zmiany numeru NIP z przyczyn organizacyjnych (przyłączenie do spółki itp) konieczna jest wymiana modułu fiskalnego stanowiącego zazwyczaj 50-70 % wartości nowego urządzenia na koszt klienta – klient w trakcie fiskalizacji potwierdza podpisem prawidłowość wprowadzonego numeru NIP i dopiero wtedy następuję sama fiskalizacja.

 

Co powinno znajdować się na paragonie zafiskalizowanej kasy, drukarki ?

 

    imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, w przypadku prowadzenia sprzedaży w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,

    numer NIP (w trybie fiskalnym)

    numer kolejny paragonu (wydruku)

    data i czas sprzedaży

    nazwa usługi, towaru

    ilość i wartość sprzedaży

    wartość sprzedaży i kwoty podatku

    sumaryczna wartość podatku

    sumaryczna wartość należności

    logo fiskalne, numer unikatowy kasy

 

Przed fiskalizacją należy przeanalizować jakie stawki będziemy wykorzystywać (zależne od produktów jakie sprzedajemy) i takie zaprogramować w urządzeniu:

 

    A – 23 %

    B - 8 %

    C - 0 %

    od "D" do "G" odpowiadają kolejne stawki podatku wprowadzane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku

Dokumenty wypełniane w trakcie fiskalizacji:

Bardzo ważną sprawą jest przestrzeganie procedury dostarczenia dokumentów do Urzędu Skarbowego, w przypadku popełnienia błędu możemy stracić ulgę na zakup urządzenia fiskalnego (obecnie 90 % wartości urządzenia ale nie więcej niz 700 zł).

 

Zgłoszenie o planowanej ilości kas – dostarcza je podatnik do Urzędu Skarbowego na co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem sprzedaży, która ma być ewidencjonowana na urządzeniu

W zgłoszeniu tym powinno znajdować się:

    kto zgłasza kasę do fiskalizacji

    do kogo jest kierowane zgłoszenie

    od kiedy będzie prowadzona sprzedaż

    ile kas i gdzie będą umieszczone

Warto zrobić kopię takiego zgłoszenia i podbić je w Urzędzie Skarbowym (można wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru).

 

Dokumenty jakie zostaną wypełnione w trakcie fiskalizacji:

 

Ze strony podatnika:

Zgłoszenie o fiskalizacji (wypełnia się gotowy formularz dostarczony wraz z kasą)

Książka serwisowa kasy fiskalnej (w niej są zapisywane wszelkie naprawy, przeglądy, informacje z Urzędu Skarbowego - np nadanie numeru ewidencyjnego)

Należy je dostarczyć do 7 dni do Urzędu Skarbowego od dnia fiskalizacji.

 

Ze strony serwisu:

Zgłoszenie o fiskalizacji (gotowy formularz podobny do zgłoszenia klienta)

Zgłoszenie serwisantów (gotowy formularz)

Serwis podobnie jak podatnik ma 7 dni na dostarczenie tych dokumentów do Urzędu Skarbowego.

 

 

Po otrzymaniu dokumentów Urząd Skarbowy nada kasie niepowtarzalny numer ewidencyjny, który zostanie wpisany do Książki Serwisowej urządzenia fiskalnego. Numer ten musimy nanieść na urządzenie w sposób trwały np. „markerem”. W zależności od panujących procedur w danym urzędzie – zostaniemy poinformowani o możliwości odbioru książki (listem, telefonicznie) lub musimy sami dowiadywać się jak wyglądają postępy – z doświadczenia procedura nadania numeru ewidencyjnego trwa 2-3 tygodnie.

 

Teraz pozostaje tylko pilnować przeprowadzania przeglądów okresowych kasy – do niedawna co 12 miesięcy, a obecnie co 24 miesiące.